7 Βήματα για να στήσετε τον καλύτερο Συνεδριακό Χώρο στο γραφείο σας!

7 Βήματα για να στήσετε τον καλύτερο Συνεδριακό Χώρο στο γραφείο σας!

Γιατί χρειάζεστε καλύτερες ρυθμίσεις σε Συνεδριακούς Χώρους;

Είτε είστε μια τοπική επιχείρηση με παγκόσμιους πελάτες είτε νεοσύστατη με κατανεμημένες ομάδες σε όλο τον κόσμο, η διαδικτυακή διάσκεψη είναι μια ανάγκη που απλά δεν μπορείτε να παραμερίσετε. Χρειάζεστε τεχνολογίες αιθουσών συνεδρίων για διάφορες ομαδικές δραστηριότητες, όπως διαδικτυακές συναντήσεις peer to peer, webinars, webcasts, καθώς και την παραδοσιακή τηλεδιάσκεψη. Έχει γίνει τόσο σημαντικό κομμάτι των σύγχρονων επιχειρήσεων, που δεν μπορεί να υπάρξει ένα γραφείο χωρίς αίθουσα συνεδριάσεων ή ειδική αίθουσα συσκέψεων.

Ανεξάρτητα από το πόσο φιλικός προς τον χρήστη γίνεται αυτός ο εξοπλισμός αίθουσας συσκέψεων, δεν είναι "plug & play". Υπάρχουν πολλές μεταβλητές και αποχρώσεις που επηρεάζουν τη λειτουργία καθώς και την εμφάνιση της αίθουσας συνεδριάσεων. Ευτυχώς, έχουμε μεγάλη εμπειρία στη δημιουργία και αναβάθμιση αιθουσών συνεδρίων και είμαστε στην ευχάριστη θέση να μοιραστούμε μερικά από τα πιο σημαντικά μαθήματα που έχουμε πάρει. Ακολουθεί ένα παράδειγμα αυτού που εννοούμε :)

Πως να βελτιώσετε τη λειτουργία του Συνεδριακού σας Χώρου.

Ακολουθήστε αυτά τα 7 βήματα για να μετατρέψετε την αίθουσα συνεδριάσεων και συσκέψεών σας από μέτρια σε θεαματική.


Εάν ο αναλυτικός αυτός οδηγός σας δεν σας αρκεί μπορείτε να ζητήσετε προσφορά ηχητικού οπτικοακουστικού εξοπλισμού εδώ 


1.    Επιλέξτε το σωστό εξοπλισμό

Οι τεχνολογίες real time και virtual meeting έχουν γίνει απαραίτητες για τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Εάν η εργασία σας περιλαμβάνει παρουσιάσεις, εκπαίδευση, διαδικτυακά σεμινάρια ή απομακρυσμένη εργασία, δεν μπορείτε να λειτουργήσετε χωρίς κάποια μορφή τέτοιας τεχνολογίας. Οι λύσεις όσον αφορά την αίθουσα συσκέψεων συνοδεύονται από ενσωματωμένη φωνή, βίντεο, μηνύματα καθώς και κοινή χρήση περιεχομένου. Εκτός από την εσωτερική συνεργασία και επικοινωνία, αυτές οι τεχνολογίες αιθουσών συνεδρίων έχουν γίνει επίσης αναπόσπαστο μέρος του μάρκετινγκ και των πωλήσεων, διευκολύνοντας διαδικτυακά σεμινάρια και επιδείξεις προϊόντων. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές, Zoom, Google Hangouts Meet, Polycom, για να αναφέρουμε μερικές. Ορισμένες τεχνολογίες στοχεύουν μια συγκεκριμένη αγορά, όπως εικονικές αίθουσες διδασκαλίας και διαδικτυακά σεμινάρια. Ενώ άλλες εφαρμογές παρέχουν ευρείες λύσεις που λειτουργούν σε πολλές διαφορετικές περιπτώσεις.

Αξίζει να αφιερώσετε χρόνο στην έρευνα ώστε να επενδύσετε στη σωστή τεχνολογία αίθουσας συνεδριάσεων που ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μια σωστή λύση αίθουσας συνεδρίων συνδυάζει σωστά την κοινή χρήση και λειτουργία οθόνης, βίντεο και ήχου. Εάν δεν είστε σίγουροι ποια τεχνολογία αίθουσας συνεδριάσεων είναι καλύτερη για την επιχείρησή σας, μπορείτε πάντα να αναζητήσετε επαγγελματική βοήθεια.

Στην περίπτωση που έχετε περισσότερες από μία αίθουσες συνεδριάσεων,
δεν είναι απαραίτητο να έχετε διαφορετικό εξοπλισμό για κάθε αίθουσα;

 

2.    Σχεδιασμός εξοπλισμού Αίθουσας Συνεδριάσεων

Είναι πολύ πιθανό να έχετε περισσότερες από μία αίθουσες συνεδριάσεων ή αίθουσα συσκέψεων με τεχνολογίες διαδικτυακών διασκέψεων.

Συχνά, βρίσκουμε εξοπλισμό αίθουσας συσκέψεων που συγκεντρώνει αποσπασματικά - την κάμερα, τα μικρόφωνατα ηχεία και το τηλεχειριστήριο κ.λπ. που αγοράζονται ξεχωριστά για να δημιουργήσουμε μια δύσχρηστη αίθουσα τηλεδιάσκεψης. Αν και μπορείτε να αγοράσετε όλο το μεμονωμένο υλικό που περιλαμβάνεται σε ένα κιτ τηλεδιάσκεψης ξεχωριστά, δεν είναι το ίδιο με το πλήρες κιτ που πωλείται από εγκεκριμένους μεταπωλητές. Υπάρχουν δύο λόγοι για αυτό. Πρώτον, το πιο σημαντικό στοιχείο του πακέτου συσκέψεων βίντεο είναι το ολοκληρωμένο λογισμικό συσκέψεων που το συνοδεύει.

Έτσι, αυτό που πληρώνετε είναι η ευκολία με την οποία μπορείτε να προγραμματίσετε, να οργανώσετε και να πραγματοποιήσετε συναντήσεις. Ολόκληρο το πακέτο έχει δημιουργηθεί με μοναδικό σκοπό τη βιντεοδιάσκεψη, ώστε να προσφέρει μια ασύγκριτη εμπειρία εικονικής συνάντησης. Δεύτερον, η αντιμετώπιση προβλημάτων και η τεχνική υποστήριξη για τις αίθουσες συνεδριάσεών σας είναι πολύ ευκολότερη εάν έχετε στάνταρ εξοπλισμό σε κάθε αίθουσα συνεδριάσεων και συσκέψεων.

Θα έχετε μια ενιαία τυπική διαδικασία λειτουργίας για όλες τις τηλεδιασκέψεις. Αυτό βελτιώνει τη χρηστικότητα καθώς οι χρήστες δεν είναι απαραίτητο να εξοικειωθούν με διαφορετικό εξοπλισμό.

 

    Μπορείτε να κάνετε την αίθουσα συνεδριάσεών σας πιο ευχάριστη; 

   

3.    Η Αίθουσα Συνεδριάσεων πρέπει να είναι ευχάριστη και λειτουργική.

 

                                                                                                                                                                               

Δημιουργήστε μια λίστα με πράγματα που είναι απολύτως απαραίτητα για την αποτελεσματική οργάνωση και εκτέλεση των συναντήσεών σας. Δώστε προτεραιότητα σε αυτά προτού σκεφτείτε τα υπόλοιπα. Υπάρχουν πολλές τεχνολογίες που μπορούν να μεταμορφώσουν τη ρύθμιση της αίθουσας συσκέψεων, αλλά μπορεί να μην τις χρειάζεστε απαραίτητα.

 

Απαραίτητος Εξοπλισμός:

Επιπλέον Εξοπλισμός:

Κάμερα βίντεο ή web

Εμφάνιση προγράμματος αίθουσας συνεδριάσεων

Μικρόφωνα

Διαδραστικός πίνακας

Οθόνη βίντεο - οθόνη υπολογιστή, οθόνη τηλεόρασης ή προβολέας
με πίνακα

Λογισμικό κράτησης αίθουσας συνεδριάσεων

Ηχεία

Ασύρματα συστήματα παρουσίασης

 

Κάμερα 360 μοιρών

 

Αλλά μην ξεχνάτε το μαγικό συστατικό ...

 

 


4.  Εξασφαλίστε την απόδοση του Δικτύου για την Αίθουσα Συνεδριάσεων      

Η τεχνολογία της αίθουσας συνεδριάσεων είναι σημαντική για την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Ακόμη και μια μικρή καθυστέρηση λόγω «τεχνικών δυσκολιών» έχει μεγάλο αντίκτυπο επειδή οι συναντήσεις σας πιθανότατα περιλαμβάνουν έναν αριθμό υπαλλήλων.

Η εκτεταμένη ρύθμιση της αίθουσας συσκέψεων και η τεχνολογία διαδικτυακών διασκέψεων θα είναι ελάχιστα χρήσιμα αν δεν έχετε γρήγορη και αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο. Όταν χρησιμοποιούνται, οι αίθουσες συνεδριάσεων θα καταναλώνουν ένα μεγάλο μέρος του εύρους ζώνης του δικτύου σας. Επομένως, συνιστάται να διατηρείτε τα εργαλεία της αίθουσας συσκέψεων ως μέρος ενός ενσύρματου δικτύου. Αυτό βοηθά στην παροχή του απαραίτητου εύρους ζώνης στην αίθουσα συσκέψεών σας και ελευθερώνει το εύρος ζώνης για συσκευές που εξαρτώνται από ασύρματα όπως φορητούς υπολογιστές και tablet.

Μπορείτε επίσης να διατηρήσετε ασύρματη την αίθουσα συσκέψεων, οπότε είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό SSID για τον εξοπλισμό τηλεδιασκέψεων. Αυτό διασφαλίζει ότι η αίθουσα συνεδριάσεων δεν θα επηρεαστεί από συμφόρηση δικτύου και θα έχει πάντα επαρκές εύρος ζώνης. Μια άλλη επιλογή θα μπορούσε να είναι η χρήση δρομολογητών διπλής ζώνης που προσφέρουν 2,4 GHz και 5 GHz. Θα μπορούσατε να κάνετε κράτηση για μια ζώνη για βιντεοδιάσκεψη και ροή, ενώ η άλλη μπάντα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κινητές συσκευές.

 

Τώρα που έχετε ρυθμίσει τα πάντα, πώς το χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά;

 

5.      Κάντε τον εξοπλισμό εύκολο στην χρήση   

Ο εξοπλισμός συνεδριακών χώρων διευκολύνει τις εικονικές συναντήσεις και τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Ωστόσο, η εγκατάσταση μπορεί να φαίνεται τρομακτική εάν οι υπάλληλοί σας δεν γνωρίζουν πώς να το χρησιμοποιήσουν.

Όλη η διαδικασία κράτησης της αίθουσας, ελέγχου μικροφώνου, ηχείων, οθόνης και η κοινή χρήση οθόνης μπορεί να είναι μια πραγματική ταλαιπωρία.

Για μεγαλύτερα γραφεία με πολλά διαφορετικά τμήματα, συνιστάται να έχετε μια οθόνη έξω από την αίθουσα συσκέψεων που δείχνει το πρόγραμμα της αίθουσας. Αυτό διασφαλίζει ότι οι συνεδριάσεις δεν θα διακόπτονται. Ενθαρρύνει επίσης τους συμμετέχοντες να τηρούν τους προγραμματισμένους χρόνους έναρξης και λήξης. Στη συνέχεια, διευκολύνετε τους χρήστες να συνδέσουν τις συσκευές τους στον εξοπλισμό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε στη διάθεσή σας δύο αίθουσες ήχου, προσαρμογείς βίντεο και προσαρμογείς. Τέλος, εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας πώς να χρησιμοποιούν τα εργαλεία στα οποία έχετε επενδύσει.

Ακόμα κι αν η τεχνολογία της αίθουσας συσκέψεών σας μπορεί να είναι φιλική προς το χρήστη, εξακολουθεί να είναι σημαντικό να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας σχετικά με τον τρόπο χρήσης αυτών των εργαλείων. Μπορείτε να οργανώσετε επιδείξεις, καθοδηγούμενη εκπαίδευση ή να τεκμηριώσετε τυπικές διαδικασίες λειτουργίας και αντιμετώπισης προβλημάτων. Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου των στοιχείων δράσης που θα χρησιμοποιήσετε πριν πραγματοποιήσετε μια συνάντηση. Αυτή η λίστα ελέγχου θα πρέπει να καλύπτει όλα τα βήματα από τον προγραμματισμό έως τον έλεγχο των καλωδίων σύνδεσης.




 

 

Λίστα ελέγχου Αίθουσας Συνεδριάσεων:

Πηγή:

§  Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει κράτηση για το σωστό χώρο (χωρητικότητα καθίσματος και εξοπλισμός που απαιτείται)

§  Βεβαιωθείτε ότι η συνάντησή σας είναι ορατή στο ημερολόγιο της ομάδας ή στην οθόνη του προγράμματος έξω από την αίθουσα συσκέψεων

§  Βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμοι πίνακες και δείκτες

Εξοπλισμός:

§  Κάμερα βίντεο ή web

§  Μικρόφωνα

§  Προβολή βίντεο

§  Ηχεία

 

Συνδεσιμότητα:

§  Βεβαιωθείτε ότι ο εξοπλισμός είναι συνδεδεμένος και ενεργοποιημένος (όπου απαιτείται):
- Κάμερα βίντεο ή web
- Μικρόφωνα
- Προβολή βίντεο
- Ηχεία

§  Βεβαιωθείτε ότι τα καλώδια δικτύου είναι συνδεδεμένα στον εξοπλισμό

§  Εάν χρησιμοποιείτε ασύρματο δίκτυο, συνδεθείτε στο δίκτυο και επαληθεύστε τη συνδεσιμότητα.

§  Ελέγξτε εάν υπάρχουν διαθέσιμοι εφεδρικοί ήχοι, βύσματα βίντεο και προσαρμογείς, εάν απαιτείται.

 

Τώρα για να μετατρέψετε την αίθουσα συνεδριάσεων σε «σημείο αναφοράς

 

6.      Επιλέξτε τη σωστή διάταξη της Αίθουσας Συνεδριάσεων.

Στο σημείο αυτό, έχετε τη σωστή τεχνολογία, το σωστό εξοπλισμό δικτύου, επαρκές εύρος ζώνης δικτύου και μια εύχρηστη διαδικασία. Όμως η αίθουσα συνεδριάσεών σας θα μπορούσε να αποκτήσει ακόμα περισσότερη φινέτσα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν θέλετε να εντυπωσιάσετε τους επισκέπτες, τους πελάτες ή τους επενδυτές σας. Με λίγη σκέψη, μπορείτε να μετατρέψετε την αίθουσα συνεδριάσεών σας από μέτρια σε θεαματική. Ο αριθμός και ο τύπος των μικροφώνων, των ηχείων και της κάμερας που χρειάζεστε εξαρτάται επίσης από τη διάταξη της αίθουσας συσκέψεων. Ακολουθούν οι πιο συνήθεις διατάξεις:

Διάταξη σε σχήμα U:

Αυτός ο τύπος διάταξης επιτυγχάνεται τοποθετώντας πίνακες από άκρο σε άκρο για να σχηματίσουν ένα σχήμα U. Στη συνέχεια, οι καρέκλες τοποθετούνται γύρω από το εξωτερικό των τραπεζιών. Αυτή η διάταξη είναι πιο κατάλληλη για παρουσιάσεις, συναντήσεις ή συζητήσεις με επικεφαλής, έναν ή περισσότερους ομιλητές και η οπτικοακουστική παρουσίαση είναι το επίκεντρο.

Παραδοσιακή Διάταξη:

Η παραδοσιακή διάταξη αίθουσας σε στυλ συνεδρίου επιτυγχάνεται τοποθετώντας καρέκλες γύρω από ένα τραπέζι συνεδριάσεων. Για αίθουσες μεγαλύτερης χωρητικότητας, μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολλές σειρές τραπεζιών. Η διάταξη σε στυλ συνεδρίου είναι η καλύτερη για διαδραστικές συναντήσεις και συζητήσεις, καθώς διευκολύνει την καλή επικοινωνία λόγω των άμεσων οπτικών γραμμών που διατίθενται στους συμμετέχοντες.

 

Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τα ακόλουθα στοιχεία:

• Θύρες και Έξοδοι: Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν επαρκείς θύρες και έξοδοι.
Να θυμάστε ότι αυτό δεν είναι απαραίτητο μόνο για τον εξοπλισμό συνεδρίων, αλλά και για τη φόρτιση προσωπικών συσκευών όταν απαιτείται.

• ΦωτισμόςΒεβαιωθείτε ότι υπάρχει επαρκής φωτισμός. Ο κακός φωτισμός μπορεί να δυσκολέψει τη βιντεοδιάσκεψη, ακόμα κι αν έχετε την καλύτερη κάμερα στο διαδίκτυο.

• Τοποθέτηση Κάμερας, Μικροφώνου και Ηχείων: Το επόμενο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι η τοποθέτηση της κάμερας, των μικροφώνων και των ηχείων. Η κάμερα τοποθετείται ιδανικά πάνω από την οθόνη βίντεο, αλλά δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή. Εάν χρησιμοποιείτε κάμερα 360 μοιρών, θα την τοποθετούσατε κεντρικά στο τραπέζι του συνεδρίου σας. Οι μεγαλύτερες αίθουσες συνεδριάσεων ενδέχεται να απαιτούν πολλαπλά μικρόφωνα και ηχεία.

 

Εδώ είναι το τελευταίο συστατικό για να πάτε την Αίθουσα Συνεδριάσεών σας
σε άλλο επίπεδο.

  

7. Εξασφαλίστε Τεχνική Υποστήριξη για τους Συνεδριακούς σας Χώρους.

Στην ιδανική περίπτωση, ο εξοπλισμός της αίθουσας συσκέψεων θα πρέπει να λειτουργεί σιωπηλά σε μια άκρη χωρίς να τον παρατηρεί κανείς. Οι συναντήσεις σας πρέπει να ξεκινούν εγκαίρως, να λειτουργούν ομαλά και να τελειώνουν στην ώρα τους. Εάν έχετε τον σωστό εξοπλισμό, την τεχνολογία και τη ρύθμιση, μπορείτε να πετύχετε αποτελεσματικές συναντήσεις τις περισσότερες φορές.

Όμως, όπως οποιοδήποτε άλλο κομμάτι της τεχνολογίας, ο εξοπλισμός της αίθουσας συνεδριάσεων θα χρειαστεί ταυτόχρονα τεχνική υποστήριξη. Είναι γνωστές πολλές περιπτώσεις συναντήσεων με σπατάλη χρόνου και γενικά αναποτελεσματικές. Επομένως, δεν πρέπει να κάνετε το κοινό σας να περιμένει ενώ πειραματίζεστε με το WiFi στην αίθουσα συνεδριάσεων ή προσπαθείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας με επιτυχία. Λάβετε αξιόπιστη υποστήριξη πληροφορικής που μπορεί να αντιμετωπίσει γρήγορα τα προβλήματά σας.

Μια γρήγορη τηλεφωνική κλήση μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε το πρόβλημα με τον εξοπλισμό διασκέψεων σας και να διορθώσετε άμεσα οποιοδήποτε τεχνικό πρόβλημα. Μην αφήνετε τις "τεχνικές δυσκολίες" να είναι το κέντρο των συναντήσεων σας καθώς συνεχίζετε να παλεύετε με τον εξοπλισμό, ενώ το κοινό σας περιμένει με αγωνία. Λάβετε αξιόπιστη βοήθεια από ειδικούς σε αίθουσες συνεδριάσεων, όπως και όταν τη χρειάζεστε.

 Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να μετατρέψετε την αίθουσα συνεδριάσεών σας σε κορυφαία εμπειρία. Εάν έχετε τη σωστή ρύθμιση και αξιόπιστη υποστήριξη, θα εκπλαγείτε με το πόσο ομαλά λειτουργούν οι εικονικές συσκέψεις και τα διαδικτυακά σας σεμινάρια.




Τώρα που ολοκληρώσατε τον οδηγό μας και γνωρίζετε πλέον τι χρειάζεται  , μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας για μια οικονομική προσφορά εξοπλισμού .